Hinweise

Hinweisgebersystem & Compliance

Hinweise

Hinweisgebersystem & Compliance beim AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V.

WAS BEDEUTET COMPLIANCE?

Compliance bedeutet die Einhaltung von internen Regeln und Richtlinien sowie Gesetzen durch rechtmäßiges Verhalten, also der geregelte Handlungsrahmen für die interne Strukturierung eines Unternehmens.

REGELWERKE

Einer der wohl bedeutendsten internen Compliance Vorschriften der AWO ist der bundesweit geltende AWO-Governance-Kodex (aus Dezember 2022). Der Governance Kodex ist in der AWO nicht neu. Seit der Verabschiedung des AWO-Governance-Kodex im November 2017 hat sich jedoch viel getan.

Weitere interne Richtlinien sind unsere Antikorruptions- und Vergaberichtlinie sowie unser Verhaltenskodex (die von allen Mitarbeiter*innen des Bezirksverbandes und seiner Tochtergesellschaften anzuwenden sind). Daneben spielen die AWO Grundwerte bzw. das AWO Grundsatzprogramm bei allen Entscheidungen eine wesentliche Rolle.

Ergänzt werden unsere Regelungen durch unsere Hinweisgeberrichtlinie, um frühestmöglich allen Personen die über Hinweise von Verstößen verfügen (interne oder gesetzliche Regelungen) oder auch hinreichende Gründe zur Annahme eines Verstoßes haben, die Möglichkeit zu geben sich jederzeit an unsere Hinweisgeberstelle wenden.

Kontaktdaten unserer Hinweisgeberstelle:

per E-Mail: antoniaseidel@awo-ol.de
per Telefon: 0441 / 48 01 319
per Post: AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V., z.Hd. Frau Seidel, Betreff: vertraulich, Klingenbergstr. 73, 26133 Oldenburg
oder persönlich

UMSETZUNG

Bei der Einhaltung guter Compliance hilft eine ganze Reihe an Werkzeugen. Sie sollen gewährleisten, dass Fehlverhalten oder Compliance-Verstöße schon frühzeitig entdeckt, aufgeklärt oder verhindert werden können.

Für die Umsetzung unserer Richtlinien sowie der Achtung und Wahrung von Menschenrechte haben wir z.B. klare Verantwortlichkeiten, speziell zugeschnittene und regelmäßige Schulungen und Abfragen sowie verschiedenste interne Richtlinien erarbeitet. Daneben steht jederzeit eine Ansprechpersonen sowie ein Hinweisgebersystem zur Verfügung. Bestehende Regelungen werden zudem regelmäßig überprüft und angepasst.

AWO WESER-EMS HINWEISGEBERSYSTEM / Beschwerdeverfahren

Der AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. hat sich zur Optimierung seines Compliance-Standards und Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen entschieden, für sich und seine Tochtergesellschaften, ein sicheres Hinweisgebersystem einzuführen.

Missstände aufzudecken sowie Gesetze, Regeln und interne Vorgaben einzuhalten sind für den AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. von größter Wichtigkeit. Deshalb wurde ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem erarbeitet. Durch neue gesetzliche Anforderungen wurde das Thema Hinweisgebersystem erneut überprüft und das vorhandene Hinweisgebersystem überarbeitet. Zur Konkretisierung besteht zum einen unsere interne Hinweisgeberrichtlinie und zum anderen unsere Menschenrechtliche Grundsatzerklärung (z. B. bei Missständen in unseren Lieferketten). Hinweisgeber sollen ohne Hemmschwelle schnell und komplikationsfrei die Möglichkeit haben, alle möglichen Missstände an eine unabhängige Stelle zu melden. Nachteile muss niemand befürchten.

LIEFERKETTENSORGFALTSPFLICHTENGESETZ

Hinweisgebersystem & Compliance

Inhalt unserer Hinweisgeberrichtlinie

Alle Mitarbeiter*innen des AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. oder seiner Tochtergesellschaften und alle anderen Personen, die über Hinweise von Verstößen verfügen (interne oder gesetzliche Regelungen) oder auch hinreichende Gründe zur Annahme eines Verstoßes haben, können sich jederzeit an die untenstehende Meldestelle, wenden.

Die Meldestelle soll dabei helfen, etwaige Verstöße schnellstmöglich aufzuklären, frühzeitig abzustellen und weitergehende Schäden zu verhindern.
Bearbeitungsverlauf

Nach Eingang des Hinweises und einer ersten Durchsicht durch die Referentin Recht & Compliance erhalten Sie eine Eingangsbestätigung, sofern Sie eine Kontaktmöglichkeit hinterlassen haben. Anschließend erfolgt eine erste Bewertung des Hinweises. Diese umfasst insbesondere auch die Aufklärung und ggf. weitere Informationseinholung von Ihnen als Hinweisgeber*in. Wenn sich daraus ein begründeter Verdacht eines möglichen Regelverstoßes ergibt, wird sich die zuständige Person/Funktionseinheit mit der Untersuchung befassen. Sie erhalten eine zeitnahe Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen – sofern es die Rechte von Personen, die Gegenstand dieses Hinweises sind, nicht berührt.

Die Bearbeitungszeit kann sich unterscheiden und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.

Anonyme Hinweise werden grundsätzlich bearbeitet. Eine Rückmeldung ist nach dem derzeitigen Prozess bei diesen Hinweisen jedoch nicht möglich.
Was kann gemeldet werden?

Mitarbeiter*innen und alle anderen Personen sind dazu aufgefordert, jegliches regelwidriges Verhalten der AWO an unsere Hinweisgeberstelle zu melden. Darunter kann zum Beispiel der Verdacht auf strafbare Handlungen wie Korruption, Geldwäsche, Diebstahl oder sexuelle Belästigung fallen. Hierbei muss die Tat nicht nachgewiesen sein, es genügt ein Verdacht. Auch Verdachtsmeldungen können sehr wichtig sein.
Hinweisgeberstelle und Kontakt

Unsere Hinweisgeberstelle übt ihre Tätigkeit weisungsunabhängig aus. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt. Die Identität von hinweisgebenden Personen wird nur unter engen Voraussetzungen offengelegt, etwa wenn die hinweisgebende Person ihr ausdrückliches Einverständnis erklärt.

Sie erreichen unsere Hinweisgeberstelle unter folgenden Kontaktdaten:

antoniaseidel@awo-ol.de
0441 48 01 319
AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V., z.Hd. Frau Seidel, Betreff: vertraulich, Klingenbergstr. 73, 26133 Oldenburg
Oder persönlich

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